Tietosuojaseloste

1  Johdanto

SmartCraft -konserni on johtava pohjoismainen rakennusalan pilvipohjaisia sovelluspalveluja (SaaS) tarjoava konserni. SmartCraftilla on yhtiöitä Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa. SmartCraft Finland Oy on SmartCraft-konserniin kuuluva yhtiö Suomessa.

SmartCraft Finland Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja muun sovellettavan tietosuojalainsäädännön (”GDPR”) mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita käsittelemme asiakas- ja markkinointirekisteriimme ja verkkosivuihimme liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten keräämme, käytämme ja luovutamme henkilötietojasi. Kerromme myös oikeuksistasi ja siitä, miten voit ottaa meihin yhteyttä sekä miten suojaamme tietojasi.

2  Henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: SmartCraft Finland Oy (y-tunnus 2566124-3)

Osoite: Urho Kekkosen katu 3B, 00100 Helsinki

Sähköposti: privacy@congrid.com

 

3  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi GDPR:n ja muun sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Käsittelemme henkilötietoja esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Tuotteiden ja palvelujen toimittaminen ja laskutus, tuotteiden ja palvelujen personointi sekä sopimusvelvoitteiden täyttäminen.
• SmartCraft -konsernin liiketoiminnan, tuotteiden ja palvelujen kehittäminen.
• Raportointi, tilastot ja analyysi
• Asiakassuhteiden hallinta, asiakasviestintä ja asiakaspalvelu.
• Verkkosivustojen ja verkkopalvelujen hallinta ja ylläpito.
• Markkinointi ja mainonta, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja kohdennetut tarjoukset.
• Mainosten ja markkinoinnin personointi ja räätälöinti.
• Lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpito.
• Käyttäjäehtojen ja sopimusten noudattamisen varmistaminen, petosten estäminen sekä tekniset toimenpiteet palvelujen käytettävyyden turvaamiseksi.

 

4  Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhtiö käsittelee vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerätään. Käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Asiakasyrityksen ja sen yhteyshenkilöiden tiedot, kuten yrityksen nimi, y-tunnus, nimet, tittelit ja yhteystiedot ja Yhtiön tuotteiden ja palvelujen käyttäjät.

Tiedot asiakassuhteista ja sopimuksista, laskutuksesta ja maksuista, tuotteista ja palveluista sekä tilauksista.

Käyttäjätiedot ja käyttöoikeustiedot Yhtiön tuotteisiin ja palveluihin, kuten nimet, salasanat ja muut tunnistetiedot, tekniset laitetiedot (IP-osoite, laitevalmistaja ja -malli, käyttöjärjestelmä, laitteen yksilölliset tunnisteet, MAC-osoite).

Tekninen tieto, joka on tarpeen palvelujen toimittamiseksi ja käyttöön liittyväksi, kuten selaimesi lähettämät tiedot (esim. IP-osoite, selaimen tyyppi ja versio, sivusto, jolta siirryit palveluumme) sekä evästeet.

 

5  Henkilötietojen lähteet

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. rekisteröityminen SaaS-palveluumme, tekemäsi yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta ja meille toimittamasi yhteystiedot) ja palveluidemme, alustojemme (sovellukset), ohjelmistojen ja palvelimien tai verkkosivustojemme ja asiakaspalvelun kautta. Voimme saada tietoja myös julkisista rekistereistä, viranomaisilta, luottotietoyrityksiltä, liikekumppaneilta ja muista vastaavista lähteistä. Saas-palveluun rekisteröityneiltä käyttäjiltä keräämme teknisiä seurantatietoja, joita asiakasohjelmistot ja laitteet lähettävät palveluun. Henkilötietoja saatetaan kerätä myös evästeiden kautta. Lisätietoja evästeistä.

 

6  Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojesi käsittely perustuu seuraaviin GDPR mukaisiin oikeusperusteisiin:

• Suostumus (GDPR 6 artiklan 1 kohta a). Saatamme käsitellä henkilötietoja suostumuksesi perusteella. Esimerkiksi tiettyjen palveluiden käyttäjäksi rekisteröityminen ja palvelujen käyttäminen ohjelmistomme ja sovellustemme osalta saattaa perustua nimenomaiseen suostumukseesi. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
• Oikeutettu etu (GDPR 6 artiklan 1 kohta f). Käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuihin etuihimme, jotka arviointimme mukaan ylittävät sinun etusi tai perusoikeutesi ja vapautesi. Esimerkiksi tuotteidemme ja palveluidemme markkinointi ja mainonta, SmartCraft-konsernin sisäinen tiedon luovutus, liiketoiminnan hallinta ja kehittäminen, turvallisuuden ja petosten ehkäisy sekä asiakaspalvelu voivat perustua oikeutettuun etuumme.
• Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artiklan 1 kohta b). Saatamme käsitellä henkilötietojasi, jos se on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi, jossa olet osapuolena, tai toimenpiteiden toteuttamiseksi ennen tällaisen sopimuksen tekemistä. Esimerkiksi tilaustesi tai ostostesi yhteydessä käsittelemme tietoja, jotka ovat tarpeen tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi tai räätälöimiseksi.
• Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 artiklan 1 kohta c). Meillä on velvollisuus noudattaa tiettyjä lakisääteisiä velvoitteita, joiden täyttämiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä. Esimerkiksi kirjanpitoon ja veroraportointiin liittyvät lakisääteiset velvoitteet.

 

7  Henkilötietojen luovutus

7.1. Tiedon luovutus SmartCraft Groupin sisällä

Saatamme luovuttaa tietojasi ajoittain SmartCraft-konsernin yritysten kanssa konsernin tuotteiden ja palvelujen markkinointia ja mainontaa varten. Näitä yrityksiä, joille henkilötietoja saatetaan luovuttaa, ovat tällä hetkellä seuraavat yritykset:

Norja: SmartCraft ASA, Smartcraft Software AS, Smartcraft Norway AS, Cordel Norge AS, Kvalitetskontroll AS, Elverdi Norge AS, Inprog AS

Ruotsi: SmartCraft Sweden AB, Bygglet AB, El-Info i Växjö AB

Suomi: SmartCraft Finland Oy

 

7.2. Henkilötietojen luovutus kolmansille osapuolille

Käytämme palveluntarjoajia ja alihankkijoita esimerkiksi kirjanpitoon, IT-palveluihin ja muihin palveluihin liittyen ja tällaiset palveluntarjoajat ja alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Yhtiön toimeksiannon mukaisesti. Yhtiö tekee palveluntarjoajien ja alihankkijoiden kanssa tietosuoja-asetuksen mukaiset kirjalliset tietojenkäsittelysopimukset. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat seuraavat palveluntarjoajat ja alihankkijat:

• Accountor Finago Oy;
• Amazon Web Services EMEA SARL;
• Google LLC;
• HubSpot Ireland Ltd;
  SiteGround Spain S.L.;
• SurveyMonkey Inc.;
  Zendesk Inc.;
• Paikallista palvelua tarjoavat asiakaspalveluun ja asiakassuhteiden ylläpitoon käyttämämme yhteistyökumppanit ja alihankkijat; sekä; and
• Palveluiden kehitykseen käyttämämme yhteistyökumppanit ja alihankkijat

Yhtiö voi luovuttaa henkilötietoja yritysjärjestelyjen, kuten fuusion, yrityssaneerauksen tai omaisuuden myynnin yhteydessä.

 

7.3. Tietojen siirto EU/ETA ulkopuolisiin maihin

Yhtiö voi siirtää henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita; tai
• olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojesi siirtämiselle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Yhtiö voi siirtää henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti seuraaville, Yhdysvalloissa sijaitseville tahoille, jotka ovat liittyneet Privacy Shield -järjestelyyn:

• Google LLC;
• HubSpot Ireland Ltd;
• SurveyMonkey Inc.; ja
• Zendesk Inc.

 

8  Henkilötietojen säilytys

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Poistamme tai anonymisoimme henkilötiedot, kun ne eivät ole enää tarpeellisia niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai muutoin käsitelty. Asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin asiakas- tai yhteistyösuhde on voimassa. Kyseisen suhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään enintään kahden vuoden ajan, paitsi jos meillä on lakisääteinen tai muu sitova velvollisuus säilyttää tiedot pidempään.

Asiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme, ja potentiaalisten asiakkaidemme henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan kuin toimit tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy ja edellyttäen, että et ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää osaltasi tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä.

Henkilötietosi voidaan säilyttää yllä mainittua kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteemme kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

 

9  Tietosuojaan liittyvät oikeutesi

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet liittyen henkilötietojesi käsittelyyn:

• Pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja käsittelemme.
• Tietojen oikaisu: Voit pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot.
• Poistaminen (oikeus tulla unohdetuksi): Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, ja me noudatamme tätä pyyntöä.
• Käsittelyn rajoittaminen: Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
• Oikeus vastustaa: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
• Tietojen siirrettävyys: Voit pyytää meitä toimittamaan sinulle tai toiselle rekisterinpitäjälle henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus vastustaa suoramarkkinointia: Voit vastustaa suoramarkkinoinnin vastaanottamista, olipa se sähköpostitse tai muuten.

 

10  Tietoturvatoimenpiteet

Yhtiö on ryhtynyt asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi ja luvattoman käytön estämiseksi. Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu niille, jotka tarvitsevat tietoja ja joilla on järjestelmiin pääsyoikeudet, ja henkilötietojen käsittelytoimia valvotaan. Kaikki työntekijämme ovat tarpeen mukaan velvoitettuja noudattamaan salassapitovelvollisuutta henkilötietojesi osalta

 

11  Valitukset valvontaviranomaisille

Voit ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa, jos sinulla on kysyttävää tai valitettavaa liittyen henkilötietojesi käsittelyyn.

Voit myös tehdä valituksen tai ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon. Yhteystiedot löydät toimiston verkkosivuilta www.tietosuoja.fi

 

12  Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme ja SaaS-palvelussamme evästeitä.

Käytämme evästeitä kerätäksemme tietoja, jotka auttavat meitä parantamaan käyttäjäkokemusta ja räätälöimään mainoksiamme. Verkkosivustomme käyttäjänä voit valita, mitkä evästeet hyväksyt. Lue lisää evästekäytännöstämme.

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi esimerkiksi, kun vierailet verkkosivullamme. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.

Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vastaavien teknologioiden käytön kautta.

Käytämme verkkosivuillamme ja -palvelussamme HubSpot Ireland Ltd:n ja Google LLC:n tarjoamia verkkoanalyysipalveluita sen analysoimiseksi, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme ja palveluamme. Kyseiset analyysipalvelut toimivat käyttämällä evästeitä. Huomioithan, että analyysipalveluiden ja muiden kolmansien osapuolten sijoittamiin evästeisiin sovelletaan analyysipalveluiden ehtoja ja käytäntöjä, joista löytyy lisää tietoa osoitteessa osoitteista https://legal.hubspot.com/privacy-policy ja https://policies.google.com/privacy.

Voit estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Huomioithan, että jos päätät estää evästeiden käytön, se voi vaikuttaa verkkosivujemme ja Saas-palvelun käyttöön ja estää niiden ominaisuuksien ja toimintojen käytettävyyttä.

 

13  Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta, mukaan lukien siitä, miten käsittelemme henkilötietoja, tai haluat esittää pyynnön käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä: privacy@congrid.fi

 

14  Tietosuojaselosteen muutokset

Me parannamme ja kehitämme palveluitamme, tuotteitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Ajantasalla oleva versio tästä tietosuojaselosteesta julkaistaan verkkosivustollamme.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty tammikuussa 2025.